CONTOH MAKALAH TEKNOLOGI INFORMASI

Pengaruh Penerapan Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap Produktivitas Kerja Pegawai

                     

                        A.Latar belakang masalah

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam manajemen perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber daya manusia tidak dioptimalkan.

LANJUT>>>
Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer, manajemen dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami perkembangan yang sangat signifikan.

Komputer di Indonesia digunakan pada tahun 1964 oleh Kementerian Dalam Negeri untuk  kegunaan pengolahan dan penyimpanan data. Adapun jenisnya adalah IBM S360 (Beritaiptek.com, 27/05.02). Kantor Urusan Pegawai (sebelum menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara, dan sekarang Badan Kepegawaian Negara) telah menggunakannya sejak tahun 1957.

Komputer XT dengan kecepatan 256Kb telah mampu membantu manajemen perkantoran terutama tata persuratan dengan software Word Star dan Lotusnya, bahkan software Dbase-nya mampu membuat program clerical yang bermanfaat dalam menyimpan database karyawan, penggajian dan sebagainya. Kini, perkembangan komputer sudah sedemikian pesatnya melalui pengembangan teknologi keluarga x86-nya, mulai pentium 1, 2,3 sampai dengan 4 dan didukung oleh CPU clock yang tinggi hingga menembus 3 gb, sebuah perkembangan yang luar biasa pesat. Dengan demikian perkembangan teknologi komputer sudah mendekati H-Hour bukan lagi D-Day.

Terkait perkembangan teknologi informasi, pemerintah mengeluarkan Instruksi Presiden Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia kepada para menteri, kepala LPND, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima TNI, kepala POLRI, Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar pemerintahan di pusat dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam manajemen pemerintahan sehingga manajemen perkantoran ini dapat dioptimalkan pelaksanaannya.

Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah terjadi perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI dalam Manajemen Perkantoran yaitu di KPT( Kantor Pelayanan Terpadu) Kabupaten Sragen, Kabupaten Jembrana, Kabupaten Takalar, dan masih banyak lagi. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak pula daerah yang masih belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI dalam manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan.

Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen pemerintahan khususnya manajemen perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Contoh kasus, jika seorang pegawai ekspedisi menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka dengan menggunakan mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain perkataan, pegawai ekspedisi tersebut dapat ditingkatkan produktivitasnya.

Contoh kasus lain, database pegawai dan bidang lainnya akan lebih tertata dengan baik jika disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses oleh yang memerlukan dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf BKD berkeliling meminta data baik hard copy maupun soft copy dari bidang lainnya dalam kaitan database kepegawaian karena data yang diperlukan tinggal mengakses dari website dengan kode verifikasi yang telah didaftarkan sebelumnya. Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan produktivitas kerja pegawai karena adanya efisiensi waktu.

Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area lokal memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan menggunakan ethernet cable dengan menggunakan kode IP adress tertentu, yaitu misalnya dengan mengkonfigurasi kode IP : 192.168.11.1, xxx.xxx.11.2, dst. Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala teknologi informasi dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga waktu menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.

Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang rendah. Sehingga jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan TI dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Berdasarkan deskripsi di atas, penulis mengangkat judul” Pengaruh Penerapan Teknologi Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap Produktivitas Kerja Pegawai” sebagai judul Karya Tulis Ilmiah.

                         B.   Identifikasi Masalah

Dalam Karya Tulis Ilmiah ini terdapat dua variabel penelitian, yaitu satu variabel bebas, penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern (X) dan satu variabel terikat, produktivitas kerja pegawai (Y).  Rumusan dalam pertanyaan penelitian berikut:

1)    Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja pegawai?

2)    Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajamen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?

3)    Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja pegawai?

4)    Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat produktivitas kerja pegawai di bidang manajemen perkantoran?

Untuk menjawab pertanyaan penelitian ini, penulis perlu mengelaborasikan asumsi-asumsi berkaitan dengan penerapan teknologi informasi (TI) dalam Manajemen Perkantoran Modern sebagai berikut:

Teknologi Informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran Modern. TI terdiri dari: Teknologi, Manajemen dan Telekomunikasi. Ketiga peran ini dapat dimainkan dengan baik dalam teknologi Informasi dalam membantu mempercepat dan mempermudah pekerjaan manajemen perkantoran dalam konteks manajemen modern. Jadi, dengan mengaplikasikan teknologi informasi berikut telekomunikasinya sehingga dapat mengakses internet maupun intranet maka pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat.  Dengan asumsi tersebut maka penulis yakin bahwa produktivitas kerja pegawai dapat ditingkatkan dengan menerapkan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern. Atau dengan kata lain, semakin tinggi penggunaan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern maka pegawai semakin tinggi produktivitasnya.

Penulis menetapkan hipotesis penelitian sebagai berikut: “terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai”. Secara matematis dapat ditulis sebagai berikut:

1. H0       : rxy     = 0; Tidak terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai.
2. H1       : rxy     > 0; Terdapat pengaruh signifikan penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai

                         C.   Perumusan Masalah

Lokasi penelitian adalah Kantor Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten yang beralamat di Jalan Lintas Timur KM 4 Karang Tanjung Pandeglang. Populasi yang ada saat ini adalah 90 orang pegawai berstatus PNS dan sampel diambil seluruhnya.

Adapun masalah yang dibahas dibatasi pada penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern dan produktivitas kerja pegawai. Oleh karena itu, penulis memformulasikan rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut:

1. Apakah terdapat pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?
2. Seberapa besarkah pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?

                                D.   Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan Karya Tulis Ilmiah ini adalah:

1)    Bagi penulis

Meningkatkan keterampilan mengolah nalar sebagai upaya mengupas gagasan ilmiah serta mencari alternatif solusi masalah secara ilmiah, serta dapat menjadi referensi bagi penulis lain yang berkonsentrasi pada bidang manajemen perkantoran modern.

2)    Bagi Institusi

Kerangka Teoritik

1. Teknologi Informasi

Abad ini adalah abad teknologi informasi. Batas-batas kewilayahan kini sudah tak ada lagi dalam konteks jaringan dunia maya. Dalam istilah yang dikemukakan oleh Ohmae, hal ini disebut borderless world. Istilah teknologi informasi merupakan kata majemuk yang mengacu pada teknologi penyampaian informasi secara lebih cepat, lebih luas jangkauannya dan lebih lama penyimpanannya.

Dalam perkembangannya, TI mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dalam pemerintahan dikenal istilah e-gov (electronic government) yang tujuannya mempercepat dan mempermudah akses pelayanan pemerintah kepada masyarakat maupun kepada para pegawainya. Di era serba digital ini, pelayanan publik meliputi pembuatan KTP, perizinan, akte kelahiran, perpanjangan STNK dan sebagainya tidak lagi memerlukan waktu berhari-hari. Berkat perkembangan teknologi yang semakin canggih ini, pelayanan publik menjadi sangat cepat dan mudah memperolehnya.

Lain halnya dengan daerah otonom yang belum berani berinovasi masih mengalami kendala dalam memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakatnya. Hal ini terjadi akibat masih belum diterapkannya sistem manajemen modern dan teknologi informasi. Tidak dipungkiri bahwa teknologi informasi berdampak pada semakin cepat dan mudahnya mendapatkan akses informasi.

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan terminologi baru dalam dunia manajemen modern. Sebelum menerapkan TIK, teknologi sederhana sudah digunakan namun belum optimal dalam menunjang kegiatan manajemen perkantoran modern. Dengan semakin majunya teknologi umat manusia saat ini, pemerintah berupaya untuk mengadopsi teknologi ini untuk membantu para staf pemerintah meningkatkan kinerjanya.

                           Peranan Teknologi Informasi

Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan penting di berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan.

Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM)  serta ruang harddisk yang semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan response popups komputer.

Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:

Dial Up: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line telepon. Dengan menggunakan sebuah modem dial-up. Saat online [ connect ] maka telepon tidak dapat digunakan. Perhitungan pulsa telepon berjalan + biaya internet dari provider. max Kecepatan 56kb.

Broadband: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan kabel tv, dengan menggunakan modem broadband. Saat online dapat sekaligus nonton tidak berpengaruh. Dan biaya lebih hemat cukup membayar abodemen tv cable + biaya internet provider untuk 24 jam online [ no limit ]. kecepatan mulai dari 64kb – 256kb.

ADSL: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line telepon juga. Namun ADSL menggunakan teknologi yang lebih modern. Saat online jalur telepon tidak terganggu, dapat digunakan dalam kebersamaan. Biaya cukup membayar provider internet dengan sistem perhitungan berdasarkan besarnya kilobyte yang digunakan, koneksi 24 jam online. Kecepatan mencapai 512kb.

Handphone: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan handphone. Dapat dihubungkan melalui Bluetooth maupun usb cable data. Saat online jalur telepon juga tidak terganggu. Bisa menggunakan jaringan GSM maupun CDMA. GSM dapat lebih cepat dengan teknologi 3G atau bahkan teknologi terbaru high speed 3,5G. Sedangkan CDMA menggunakan teknologi CDMA 2000 1x hampir setara dengan 3G. Perhitungan biaya hampir sama semua yaitu menggunakan sistem perhitungan per kilobyte. Kecepatan mulai dari 64kb – 2mb. Bahkan saat ini koneksi melalui jaringan wireless sudah menggunakan teknologi tercanggih yaitu jaringan 4G.

Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat dijadikan alat bantu untuk mempersingkat jalur birokrasi. Di Kantor Perijinan Terpadu (KPT) Sragen, Jawa Tengah Teknologi Informasi digunakan sebagai media untuk mempercepat dan mempermudah proses pembuatan KTP dan layanan perijinan lainnya. KPT menggunakan sistem online yaitu dengan menerapkan sistem jaringan internet Wide Local Area Network atau Wide Area Network. Dengan sistem ini KPT dapat tersambung secara online dengan seluruh kecamatan. Jadi, warga yang akan membuat KTP cukup datang ke kecamatan, mengisi formulir pembuatan KTP, duduk untuk difoto, selesai dan tinggal bayar yang besarannya tidak lebih dari 5000 rupiah saja.

A.   Manajemen Perkantoran Modern

1. Manajemen Perkantoran

Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization.” (Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).

Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done.”

(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).

Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance, not only the generallyaccepted service service functions, but also the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. ” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).

Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the overall direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation, manufacturing, warehousing, and sales.” (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan).

Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals with the life cycle of business information, and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute.”

(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,  pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebiih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Dikatakannya: “Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:

• tata penyelenggaraan;
• pelaksanaan secara efisien;
• pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
• perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
• penggerakan.

1. Manajemen Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”.

Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X. Budiyanto, 1991).

Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (computer based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil.

                      B.   Produktivitas Kerja Pegawai

Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari input. Sebagai contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai perbandingan output per jam kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau rekayasa produksi.

Produksi merupakan proses mengkombinasikan berbagai material input (barang-barang) dan input non material (perencanaan, tahu-bagaimana) agar membuat sesuatu untuk konsumsi (output). Metode penggabungan input produksi dalam proses pembuatan output disebut teknologi. Teknologi dapat digambarkan secara matematis dengan fungsi produksi yang menjelaskan hubungan antara input dan output. Fungsi produksi dapat digunakan sebagai ukuran kinerja relatif ketika membandingkan teknologi-teknologi.

Fungsi produksi merupakan paparan sederhana mekanisme pertumbuhan ekonomi. Pertumbuhan ekonomi dibatasi sebagai peningkatan produksi dari suatu bisnis atau bangsa (apapun yang diukur). Biasanya diungkapkan sebagai persentase pertumbuhan tahunan yang menggambarkan pertumbuhan output perusahaan atau produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan ekonomi ril (sebagai kebalikan dari inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua komponen ini merupakan kenaikan dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.

Gambar 2. Proses pertumbuhan ekonomi

Gambar di atas mengilustrasikan proses pertumbuhan ekonomi. Nilai T2 (Nilai pada waktu 2) mewakili pertumbuhan dalam output dari Nilai T1 (nilai pada waktu 1). Tiap waktu pengukuran memiliki grafik fungsi produksi sendiriuntuk waktu itu (garis lurus). Output terukur pada waktu 2 lebih besar dari output terukutn pada waktu 1 untuk kedua komponen pertumbuhan: suatu kenaikan input dan kenaikan produktivitas. Porsi pertumbuhan disebabkan oleh kenaikan dalam input sebagai ditunjukkan garis 1 dan tidak mengubah hubungan antara input dan output. Porsi pertumbuhan  disebabkan oleh kenaikan dalam produktivitas ditunjukkan di atas garis 2 dengan kemiringan lebih curam. Jadi produktivitas yang meningkat mewakili lebih besar output per satuan input.

Karena itu, suatu kenaikan dalam produktivitas dicirikan oleh perpindahan fungsi produksi (pencuraman kemiringan) dan suatu perubahan yang mengikuti terhadap hubungan input/oupput. Rumus produktivitas total secara lumrah ditulis sebagai berikut:

• Produktivitas Total = Kuantitas Output  / Kuantitas Input

Menurut rumus ini, perubahan-perubahan dalam input dan output harus diukur secara iklusif baik dari perubahan kuanitatif maupun kualitatif. Dalam prakteknya, perubahan kuantitatif dan kualititatif berlaku ketika harga relative dan kuantitas relative dari input yang berbeda dab factor-faktor output berubah. Untuk mengaksentuasikan perubahan kuantitatif dalam input dan output, rumus produktivitas total harus ditulis sebagai berikut:.

• Produktivitas Total = Kuantitas dan Kualitas Output / Kuantitas dan Kualitas Input

Produktivitas kerja merupakan suatu istilah yang sering digunakan
dalam perencanaan pengembangan industri pada khususnya dan perencanaan pengembangan ekonomi nasional pada umumnya. Pengertian produktivitas pada umumnya lebih dikaitkan dengan pandangan produksi dan ekonomi, sering pula dikaitkan dengan pandangan sosiologi. Tidak dapat diingkari bahwa pada akhirnya apapun yang dihasilkan melalui kegiatan organisasi dimaksudkan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat termasuk di dalamnya tenaga kerja itu sendiri. Dikutip oleh Rusli Syarif ( 1991: 1 ) mengatakan bahwa “ definisi produktivitas secara sederhana adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan dengan jumlah kerja yang dilakukan untuk mencapai hasil itu. Sedangkan secara umum adalah bahwa produktivitas merupakan ratio antara kepuasan atas kebutuhan dan pengorbanan yang dilakukan. “Menurut Basu Swastha dan Ibnu Sukotjo ( 1995: 281 ) produktivitas adalah sebuah konsep yang menggambarkan hubungan antara hasil ( jumlah barang dan jasa ) dengan sumber ( jumlah tenaga kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya ) yang dipakai untuk menghasilkan hasil tersebut. Sedangkan George J. Washinis ( Rusli Syarif,1991: 1 ) memberi pendapat bahwa “Produktivitas mencakup dua konsep dasar yaitu daya guna dan hasil guna. Daya guna menggambarkan tingkat sumber-sumber manusia, dana, dan alam yang diperlukan untuk mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil guna menggambarkan akibat dan kualitas dari hasil yang diusahakan.”

Menurut profesor Luis Sabourin (Rusli Syarif,1991: 1) adalah “Rumusan tradisional dari produktivitas total tidak lain adalah ratio dari apa yang dihasilkan terhadap saluran apa yang digunakan untuk memperoleh hasil

tersebut. ” Menurut Mukiyat ( 1998: 481 ) bahwa produktivitas kerja biasanya dinyatakan dengan suatu imbangan dari hasil kerja rata-rata dalam hubungannya dengan jam kerja rata-rata dari yang diberikan dengan proses tersebut. Sedangkan konsep produktivitas menurut piagam OSLA tahun 1984 adalah ( J. Ravianto,1986: 18 ) :

a. Produktivitas adalah konsep universal, dimaksudkan untuk menyediakan semakin banyak barang dan jasa untuk semakin banyak orang dengan menggunakan sedikit sumber daya.

b.  Produktivitas berdasarkan atas pendekatan multidisiplinyang secara efektif merumuskan tujuan rencana pembangunan dan pelaksanaan cara-cara produktif dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien namun tetap menjaga kualitas.

c.    Produktivitas terpadu menggunakan keterampilan modal, teknologi manajemen, informasi, energi, dan sumber daya lainnya untuk mutu kehidupan yang mantap bagi manusia melalui konsep produktivitas secara menyeluruh.

d.  Produktivitas berbeda di masing-masing negara denga kondisi, potensi, dan kekurangan serta harapan yang dimiliki oleh negara yang bersangkutan dalam jangka panjang dan pendek, namun masing-masing negara mempunyai kesamaan dalam pelaksanaan pendidikan dan komunikasi.

e Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan tetapi juga mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat untuk terus menerus berusaha mencapai mutu kehidupan yang baik.

Menurut Komarudin, produktivitas pada hakekatnya meliputi sikap yang senantiasa mempunyai pandangan bahwa metode kerja hari ini harus lebih baik dari metode kerja kemarin dan hasil yang dapat diraih esok harus lebih banyak atau lebih bermutu daripada hasil yang diraih hari ini (Komarudin, 1992:121).

Sedangkan menurut Woekirno produktivitas adalah kesadaran untuk menghasilkan sesuatu yang lebih banyak daripada yang telah atau sedang berada dalam usahanya. Pokoknya menambah kegiatan guna menghasilkan lebih dari apa yang telah dicapai (Woekirno Sumardi, 1979:3). Bambang Kusriyanto (1993) juga memberikan pendapatnya bahwa produktivitas merupakan nisbah atau ratio antara hasil kegiatan (output) dan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil tersebut (input).

Menurut Sondang P Siagian, produktivitas kerja adalah kemampuan memperoleh manfaat sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan menghasilkan output yang optimal, kalau mungkin yang maksimal (Sondang P Siagian, 1982:15).

Menurut Handari Nawawi dan Kartini Handari, 1990:97-98).menjelaskan secara konkrit konsep produktivitas kerja sebagai berikut:

a. Produktivitas kerja merupakan perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan jumlah kerja yang dikeluarkan. Produktivitas kerja dikatakan tinggi jika hasil ynag diperoleh lebih besar dari pada sumber tenaga kerja yang dipergunakan dan sebaliknya.

b. Produktivitas yang diukur dari daya guna (efisiensi penggunaan personal sebagai tenaga kerja). Produktivitas ini digambarkan dari ketepatan penggunaan metode atau cara kerja dan alat yang tersedia, sehingga volume dan beban kerja dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang tersedia. Hasil yng diperoleh bersifat non material yang tidak dapat dinilai dengan uang, sehingga produktivitas hanya digambarkan melalui efisiensi personal dalam pelaksanaan tugas-tugas pokoknya.

Peningkatan produktivitas merupakan dambaan setiap perusahaan, produktivitas mengandung pengertian berkenaan denagan konsep ekonomis, filosofis, produktivitas berkenaan dengan usaha atau kegiatan manusia untuk menghasilkan barang atau jasa yang berguna untuk pemenuhan kebutuhan hidup manusia dan masyarakat pada umumnya.

Sebagai konsep filosofis, produktivitas mengandung pandangan hidup dan sikap mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan dimana keadaan hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan mutu kehidupan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Hal ini yang memberi dorongan untuk berusaha dan mengembangkan diri.

Sedangkan konsep sistem, memberikan pedoman pemikiran bahwa pencapaian suatu tujuan harus ada kerja sama atau keterpaduan dari unsur-unsur yang relevan sebagai sistem.

Produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa kehidupan hari kemarin harus lebih baik dari hari ini. Cara kerja hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hasil kerja yang dicapai esok hari harus lebih baik dari yang diperoleh hari ini. (Payman J. Simanjuntak, 1987: 34-35).

Pengertian tersebut menjelaskan bahwa di dalam meningkatkan produktivitas kerja memerlukan sikap mental yang baik dari pegawai, disamping itu peningkatan produktivitas kerja dapat dilihat melalui cara kerja yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan dan hasil kerja yang diperoleh. Sehingga dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa di dalam produktivitas kerja terdapat unsur pokok yang merupakan kriteria untuk menilainya. Ketiga unsur tersebut adalah unsur-unsur semangat kerja, cara kerja, dan hasil kerja.

Unsur semangat kerja dapat diartikan sebagai sikap mental para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya, dimana sikap mental ini ditunjukan oleh adanya kegairahan dalam melaksanakan tugas dan mendorong dirinya untuk bekerja secara lebih baik dan lebih produktif. Sehingga apabila kondisi yang demikian dapat dijaga dan dikembangkan terus menerus, tidak mustahil upaya untuk meningkatkan produktivitas kerja akan dapat tercapai.

Untuk menilai semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tanggung jawabnya dalam melaksanakan tugas pekerjaanya. Hal ini sebagai mana dikemukakan oleh Alfred R. Lateiner dan LE. Lavine bahwa “faktor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap semangat kerja yaitu kesadaran akan tanggung jawab terhadap pekerjaanya” (Alfred R. Lateiner dan JE. Lavine, 1983: 57).

Unsur kedua dari produktivitas kerja adalah cara kerja atau metode kerja. Cara atau metode kerja pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dapat dilihat melalui kesediaan para pegawai untuk bekerja secara efektif dan efisien.

Ukuran ketiga dari produktivitas kerja adalah hasil kerja. Hasil kerja merupakan hasil yang diperoleh dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan. Hasil kerja yang diperoleh oleh pegawai merupakan prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Hasil kerja ini dapat dilihat dari jumlah atau frekuensi di atas standar yang ditetapkan. Hal ini menandakan bahwa karyawan tersebut produktif di dalam menyelesaikan tugas-tugas pekerjaannya.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa produktivitas kerja pegawai dapat diukur dengan adanya semangat kerja dari pegawai dalam menyelesaikan setiap tugas yang dibebankannya, dengan selalu berdasarkan pada cara kerja atau metode kerja yang telah ditetapkan sehingga akan diperoleh hasil kerja yang memuaskan.

Dari pendapat di atas, dapat menyimpulkan bahwa produktivitas kerja adalah suatu kemampuan untuk melakukan kegiatan yang menghasilkan suatu produk atau hasil kerja sesuai dengan mutu yang ditetapkan dalam waktu yang lebih singkat dari seorang tenaga kerja.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa produktivitas adalah sikap mental dari pekerja untuk senantiasa berkarya lebih dari apa yang telah dan sedang diusahakan dalam rangka mempercepat pencapaian tujuan dari suatu usaha.

1. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja Menurut Sukarna (1993:41), produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :

a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan
b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan perusahaan.
c. Lingkungan kerja yang baik.
d. Lingkungan masyarakat yang baik.
e. Upah kerja.
f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.
g. Disiplin kerja karyawan.
h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban negara.
i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok pekerja.
j. Kebudayaan suatu negara.
k. Pendidikan dan pengalaman kerja.
l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.
m. Fasilitas kerja.
n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.

2. Pengukuran produktivitas kerja

Pengukuran produktivitas kerja pada dasarnya digunakan untuk mengetahui sejauhmana tingkat efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam menghasilkan suatu hasil. Dalam usaha untuk dapat mengukur tingkat kemampuan karyawan dalam mencapai sesuatu hasil yang lebih baik dan ketentuan yang berlaku (kesuksesan kerja). Tingkat produktivitas

kerja karyawan yang dapat diukur adalah :

a. Penggunaan waktu

Penggunaan waktu kerja sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan meliputi :
1) Kecepatan waktu kerja
2) Penghematan waktu kerja
3) Kedisiplinan waktu kerja
4) Tingkat absensi

b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang diperoleh sesuai produk yang diinginkan perusahaan.

Pengukuran produktivitas digunakan sebagai sarana untuk menganalisa dan mendorong dan efisiensi produksi. Manfaat lain adalah untuk menentukan target dan kegunaan praktisnya sebagai patokan dalam pembayaran upah karyawan. Tujuan pengukuran produktivitas adalah membandingkan hasil hal-hal berikut :

a. Pertambahan produksi dari waktu ke waktu.
b. Pertambahan pendapatan dari waktu ke waktu.
c. Pertambahan kesempatan kerja dari waktu ke waktu.
d. Jumlah hasil sendiri dengan orang lain.
e. Komponen prestasi utama sendiri dengan komponen prestasi utama
orang lain (Rusli Syarif, 1991:7).

Alat pengukuran produktivitas karyawan perusahaan dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

a. Physical productivity

Physical productivity adalah produktivitas secara kuantitatif seperti ukuran

(Size) panjang, berat, banyaknya unit, waktu dan banyaknya tenaga kerja.

b. Value productivity

Value productivity adalah ukuran produktivitas dengan menggunakan nilai

uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, won, dollar (J. Ravianto,1986:21).

Pengukuran produktivitas ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk mengetahui produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dalam penelitian ini yang menjadi pengukuran produktivitas kerja yaitu penggunaan waktu dan hasil kerja atau out put.

Berdasarkan pendapat di atas maka pengukuran produktivitas dapat dilihat dari dua komponen yaitu:

a. Efisiensi kerja
Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu, ketepatan masuk kerja.

b. Produksi
Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan setiap bulan dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.

                    C.   Temuan dan Pembahasan

Teknologi Informasi dan Komunikasi pada kenyataannya telah banyak memainkan peranan teramat penting dalam manajemen perkantoran saat ini, lebih dikenal dengan Manajemen Perkantoran Modern. Pengelolaan manajemen saat ini berbeda dari generasi sebelumnya yang belum menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.

Jika dilihat dari sisi produktivitas kerja pegawai maka peranan TIK dalam manajemen perkantoran modern sangat luar biasa dalam memotivasi pegawai untuk lebih produktif. TIK lebih dikonotasikan dengan komputer dan internet. Sebenarnya, TIK merupakan paduan dari manajemen, teknologi (komputer) dan telekomunikasi. Telekomunikasi inilah sebetulnya yang menjembatani hubungan komputer ke komputer. Jadi interkoneksi terjadi karena adanya alat telekomunikasi yang digunakan untuk menghubungkan server komputer satu ke komputer lainnya.

Permasalahan tipikal di kantor adalah (1) tidak adanya jaringan ethernet yang menghubungkan komputer satu ke komputer lainnya dalam satu jaringan lokal (LAN), (2) belum adanya database yang sempurna sehingga kapan dan dimanapun database dapat diakses dan digunakan secara baik, (3) belum optimalnyanya penggunaan jaringan internet yang ada untuk dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi dua arah melalui website kantor.

PENUTUP

A.Kesimpulan

Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi. Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah maupun swasta dengan sistem database yang kompleks dan terintegrasi sehingga peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat sangat signifikan.

B.Saran

Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai berikut:
Hendaknya kantor-kantor di lingkungan pemerintah Provinsi Banten sudah menerapkan Local Area Network dan Jaringan Intranet agar kemudahan akses pegawai dan masyarakat dapat terwujud.
Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya dikoneksi ke seluruh sistem SKPD secara terintegrasi. Dengan demikian harapan ke depan seluruh layanan publik di Provinsi Banten meningkat secara signifikan.

Daftar Pustaka

Buku :
Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition, 1998.
Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.
Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992
Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999